10 conseils pour collecter efficacement les factures

Bryan Brulotte - Unity. Prosperity. Compassion. #CanadaUnited

Une bonne gestion des flux de trésorerie est essentielle pour bâtir une entreprise solide. Et le recouvrement efficace de vos comptes clients est un élément clé pour générer des flux de trésorerie sains.

Lorsque vous tolérez des factures impayées, vous financez efficacement vos clients et nuisez à votre ratio de fonds de roulement. Une pénurie de fonds de roulement pourrait menacer la survie même de votre entreprise.

Voici 10 conseils pour vous aider à recouvrer vos factures plus rapidement et à gérer les retardataires :

1. Soyez clair sur les conditions de paiement

Aucune vente n’est définitive tant que vous n’avez pas reçu le paiement. Par conséquent, vous devez communiquer les conditions de paiement à vos clients et vous assurer qu’il n’y a pas de place pour une mauvaise interprétation. Faites des factures aussi claires et détaillées que possible, en incluant non seulement vos conditions, mais aussi les intérêts de retard pour les retards de paiement.

2. Envoyez vos factures plus rapidement

Plus tôt votre client aura la facture, plus tôt vous serez payé. Idéalement, vous devriez vous arranger pour être payé au moment de la vente. Si vous facturez. Assurez-vous que la facture est remise au client dès que vous expédiez ou terminez un travail.

Si vous travaillez sur un gros projet, envisagez de négocier des paiements initiaux et/ou échelonnés. Par exemple, vous pouvez demander un acompte au moment de la commande, puis un pourcentage du paiement à différentes étapes convenues.

3. Explorez la technologie de facturation mobile

Pour de nombreuses entreprises, les appareils mobiles, tels que les smartphones ou les tablettes, peuvent être une aubaine pour accélérer le recouvrement des factures. En effet, ils vous permettent d’encaisser ou d’émettre une facture sur place. Envisagez également de configurer votre entreprise pour qu’elle accepte les paiements par carte de crédit et par virement électronique des payeurs lents afin d’accélérer le processus de paiement.

4. Suivre les factures impayées

Dans le cadre d’un planificateur de flux de trésorerie, vous devez maintenir un calendrier de paiement. Il indique quels comptes sont en souffrance et depuis combien de jours. Cela vous aide à garder une trace de l’argent entrant dans votre entreprise et à suivre les retardataires. Dans le cadre de votre système de gestion financière, vous pouvez également utiliser plusieurs ratios d’opérations clés :

A. Rotation des comptes clients = Ventes nettes / Moyenne des comptes clients

Un taux de roulement plus élevé indique généralement que moins d’argent est immobilisé dans les comptes clients parce que les clients paient rapidement.

B. Délai de recouvrement moyen = Jours de la période X Comptes débiteurs moyens / Montant total des ventes nettes à crédit de la période

Indique le temps que les clients mettent pour payer leurs factures.

C. Moyenne des jours à payer = Jours de la période X Moyenne des comptes à payer / Montant total des achats à crédit

Mesure le nombre moyen de jours que vous prenez pour payer les fournisseurs

D. Rotation des stocks = Coût des marchandises vendues / Stock moyen

Mesure l’efficacité des actifs à générer des bénéfices.

5. Cultivez les relations

Sachez qui gère les comptes créditeurs de vos clients et restez en contact avec eux. Assurez-vous que les factures sont envoyées à la bonne personne dans le bon service. Cela est particulièrement vrai lorsque vous travaillez avec de grandes entreprises, où votre facture peut se perdre dans le désordre. Lors de l’émission de la première facture, appelez pour confirmer que le client l’a bien reçue. Après 30 jours, faites un suivi et demandez s’il y a quelque chose que vous pouvez faire pour accélérer les choses.

6. Poursuivre les factures en retard avec diligence

N’hésitez pas à courir après les dettes en souffrance et n’attendez pas. Contactez les clients qui paient lentement et demandez-leur de payer. Comme le dit l’entrepreneur et auteur Barry Moltz, «Vous n’êtes pas une banque… C’est votre argent et si vous devez payer vos propres factures, vous devez le récupérer.»

7. Mais soyez flexible

Vos clients de longue date et de premier plan peuvent rencontrer une mauvaise passe de temps en temps. Travaillez avec votre client sur un plan de paiement pour répondre à la fois à la situation et à vos besoins.

8. Offrez des remises pour paiement anticipé

De bonnes relations avec les clients et les fournisseurs peuvent vous aider à extraire plus de liquidités de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez offrir aux clients une remise de 1 % s’ils paient dans les 10 jours. Mais n’oubliez pas que ces remises sont coûteuses pour vous et ne doivent être utilisées que si vous avez besoin d’obtenir de l’argent rapidement.

9. Envisagez de licencier les retardataires

Pensez à vous débarrasser de vos pires clients – les retardataires chroniques, ceux qui se plaignent excessivement ou ceux qui retournent beaucoup de marchandises. Les entreprises acceptent souvent ce type de clients parce qu’elles ont peur de perdre des clients. Mais les mauvais clients vous coûtent de l’argent en drainant l’attention des employés et les ressources de l’entreprise.

10. Obtenez de l’aide Si vos efforts de collecte ne fonctionnent pas, envisagez de faire appel à des professionnels, en fonction de la somme d’argent en jeu. Vous pouvez engager une agence de recouvrement ou un avocat pour vous aider à recouvrer ce qui vous est dû.